A.eins › Funktionen › e-clearing
Mit eClearing stellt A.eins® in der
Finanzbuchhaltung ein Verfahren zum automatischen elektronischen Einlesen der
Bankbelege zur Verfügung:
- Vereinfachen Sie die Buchung Ihrer Bankbelege durch papierlose Verarbeitung
- Reduzieren Sie die Durchlaufzeiten der Kontoauszüge, Originalbelege und Zahlungsavise in der Finanzbuchhaltung
- Buchen Sie automatisch und beleglos direkt auf Sach-, Bank-, Debitoren- und Kreditorenkonten
- Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von Eingabearbeiten und sich ständig wiederholenden Buchungen
- Schließen Sie Eingabefehler und zeitraubende Abstimmarbeiten weitestgehend aus.
- Nutzen Sie mit A.eins und eClearing die Rationalisierungsreserven der Finanzbuchhaltung
eClearing - so einfach funktioniert es
Grundlage
für eClearing sind die von Banken über ihre electronic - banking Systeme zur
Verfügung gestellten elektronischen Kontoauszüge. Zahlungsavise und Schecks werden ebenfalls
berücksichtigt.
Diese
Daten werden automatisch eingelesen und kontiert. Hierbei wird eine Zuordnung
zu den jeweils in der
Buchhaltung geführten offenen Posten vorgenommen.
Diese Zuordnungen (=Buchungsvorschläge) können anschließend, ggf. nach vorheriger Durchsicht, zur Verbuchung gebracht werden oder aber, falls Zuordnungen nicht möglich waren, korrigiert und weiterverarbeitet werden.
Kontenerkennung und automatische Auszifferung
Entsprechend der Belegkreise und der in den Stammdaten hinterlegten Informationen erfolgen die Zuordnungen:
SachkontenMit eClearing können die Sachkontenbuchungen (Bank / Bankgegenkonto) mit Hilfe der hinterlegten Stammdaten (Banken, Bankkonten, Buchungskonten) und durch die Eingabe individueller Abfragebedingungen fast vollständig automatisiert werden.
KreditorenBei der Lieferantenzahlung wird die ausgehende Zahlung dem Kreditorenkonto aus dem Buch- haltungssystem heraus automatisch gutgeschrieben. Die Gegenposition wird auf Verrechnungskonten gebucht und durch die Bankbuchung ausgeglichen. Diese Buchungen kann eClearing, ebenso wie alle Lastschriften, automatisch erzeugen.
DebitorenAls Grundlage für die Identifikation der Zahlung und Ausgleich des offenen Postens dient z.B. die Rechnungs- oder Kundennummer.
Außerdem werden beim Ausgleich des offenen Postens, entsprechend der mit den Kunden vereinbarten Zahlungsbedingungen, die gezogenen Skonti berücksichtigt. Hierbei werden auch die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze beachtet.
Bei der Automatisierung der Kontoauszugsbuchung greift eClearing auch auf die Stammdaten der Debitoren zurück und prüft bei der Auszifferung der offenen Posten die kunden- und rechnungsspezifischen Bedingungen. Hierbei sind Zahlungstoleranzen individuell definierbar.
Automatische Buchung der Kundenzahlungen
Die manuelle Erfassung der Kundenzahlungen erfolgt in A.eins i.d.R. in zwei zusammenhängenden Schritten: Zuerst erfolgt die Buchung auf dem Bank- und Kundenkonto, danach die Auszifferung der offenen Posten.
Mit eClearing werden die Kontoauszüge im elektronischen Format übertragen und eingelesen.
Anhand von Suchbedingungen, die für den jeweiligen Anwender definiert werden, erfolgt die Selektion der Kundenzahlungen und die Prüfung auf Plausibilität. In diesen Suchbedingungen werden die anwenderspezifischen Identifikationskriterien (Hausbank, Kundennummer, Name) eingestellt.
Als nächstes gleicht eClearing die im elektronischen Kontoauszug gefundenen Informationen gegen die Liste der offenen Posten ab. Skontoabzüge und zulässige Abweichungen werden geprüft.
Ein wichtiges Zuordnungskriterium ist natürlich die Rechnungsnummer. Kann sie auf dem elektronischen Beleg identifiziert werden, so wird in den offenen Posten nach einer Entsprechung gesucht. Bei Erfolg wird ein Auszifferungsvorschlag erstellt. Kann keine Rechnungsnummer identifiziert werden, versucht das System über eine Betragssuche einen Abgleich herzustellen. Bei Misserfolg ist natürlich auch eine manuelle Zuordnung möglich.
Nach der vollständigen Kontierung der Kontoauszüge werden die Daten vom Anwender zur Verbuchung freigegeben.