Per Update bzw. Kassenreorganisation können im Kassensystem maschinelle Belege hinzugefügt werden. In den allermeisten Fällen hängen diese mit automatischen Abschöpfungen im Rahmen von Kassenabschlüssen zusammen.
Wenn etwa Zahlungsmittel als mit dem Kassenabschluss automatisch abzuschöpfen eingestellt waren, so wurde dafür gesorgt, dass im Vortrag der folgenden Kassensitzung diese Zahlungsmittel heraus gerechnet wurden. Gleichzeitig wurde an die Fibu ein Buchungsauftrag übergeben, die Zahlungsmittel vom Kassenkonto auf das eingerichtete Konto umzubuchen. An dem Verfahren ist nichts auszusetzen: die Kassenbelege spiegeln die Vorgänge an der Kasse richtig wieder, der Kassenbericht wird korrekt fortgeschrieben, in der Fibu werden Entnahmen beim Abschluss auf die richtigen Konten weiter geleitet. Es gibt somit Fibu Belege, zu denen es keine korrespondierenden Kassenbelege geben muss.
Wird etwa an der Kasse eine Einreichung vorgenommen, so ist damit eine entsprechende Fibu Buchung verbunden. Nun gibt es durchaus Einrichtungen des Kontenrahmens, die auf eine detaillierte Aufschlüsselung verzichten. Statt auf ein Transitkonto umzubuchen verbleibt das Geld auf dem Kassenkonto. In diesem Fall gibt es einen Einreichungsbeleg in der Kasse, ohne dass es einen korrespondierenden Fibu Beleg geben muss.
Die Tatsache, dass es auf beiden Seiten Belege geben kann, zu denen man auf der Gegenseite keine Entsprechung findet, macht die Abstimmung der Kasse mit der Fibu nicht eben leichter. Insbesondere kann es keine technische „Auszifferungshilfe“ geben, die allein durch Belegabgleich mögliche Problemfälle erkennen kann.
Ein zweites Problem ergab sich im Zusammenhang mit der Kassenreorganisation. Da etwa für automatische Abschöpfungen keine Belege existieren mussten, konnte man wohl die Umsätze je Sitzung aus den Belegen heraus verifizieren, nicht aber den Vortrag in die Folgesitzung.
Daher ist das Verfahren derart geändert worden, dass nunmehr auch interne Belege auf Seiten der Kasse angelegt werden. Diese erlauben jederzeit eine Rekonstruktion des Kassenberichts aus den Belegen sowie eine Abstimmung mit Fibu Belegen. Der Kassenabschluss erzeugt nunmehr interne Einreichungsbelege für Umbuchung von Zahlungsmitteln, für Abschöpfungen des Bargeldes von einer Unterkasse an die zugehörige Hauptkasse, sowie für Umbuchungen des Bargeldes vom Kassenkonto auf das eingerichtete Bargeldkonto.
Um eine Abstimmung auch rückwirkend hin zu bekommen, werden für alle Fibu Belege, zu denen es kein Pendant in der Kasse geben muss, automatisch Ersatzbelege im Kassensystem geschaffen. In der Regel sind dieses die eben aufgeführten internen Belege, die als Belegart „Einreichung“ mit einem entsprechenden Zusatz geführt werden. Sofern der Sachverhalt „Einreichung Zahlungsmittel“, „Abschöpfung Unterkasse“ oder „Bargeldumbuchung“ anhand der Daten nicht einwandfrei festgestellt werden kann, wird nötigenfalls ein als Belegart „Ersatzbeleg“ klassifizierter Kassenbeleg passend zu einem existierenden Fibu Belege erzeugt.
Mit Einführung der internen Belege (sowohl neue wie rückwirkend konstruierte) ändert sich am Sachverhalt nichts: Fibu und Kassenbericht bleiben im Ergebnis identisch erhalten. In der Belegübersicht tauchen die zusätzlichen Belege auf, tragen jedoch nicht zum Sitzungssaldo bei, im Kassenbericht werden die automatischen Einreichungen in einer separaten Abteilung ausgewiesen. Auch dort tragen sie nicht zum Kassensoll bei, jedoch im Verhältnis zur nachfolgenden Sitzung wird das Zustandekommen der Vorträge transparent.
Die Einführung interner Belege erfolgt ungefragt auf dem Wege eines Updates auf eine entsprechende A.eins Version. Alternativ kann das Verfahren über die Reorganisation des Kassenberichts nachgeholt oder wiederholt (Totalreorganisation) werden. Im Falle des Updates wird der Kassenbericht nicht automatisch angepasst. Der Kassenbericht bleibt also unverändert. Durch eine Reorganisation des Kassenberichts (Auswahl „nur Kassenbericht überprüfen und angleichen“) wird der Kassenbericht nur dann verändert, wenn er zuvor offenbar falsch gewesen ist. Falsch kann er nur gewesen sein, wenn durch Abbrüche die Sollfortschreibung gestört worden ist. Möglicherweise kann ein Kassenbericht auch durch eine frühere Kassenreorganisation, die automatische Einreichungen beim Kassenabschluss noch nicht richtig berücksichtigt hat, entstanden sein.