In diesem Feld steht die Rechnungsnummer. Sie wird automatisch aus dem zugeordneten Nummernkreis übernommen.
Es gibt zwei Wege, die Vergabe der Rechnungsnummer zu organisieren:
automatische Vergabe
Sinn ist es, die Nummern lückenlos vom Programm hochzählen zu lassen. Jede Vorgangsart hat ihren eigenen Nummernkreis. Die Pflege der Nummernkreise erfolgt in den Programmkonstanten.
manuelle Vergabe
Die Rechnungsnummer wird vom Anwender selbst vergeben, um
Rechnungen nachträglich selbst zu erfassen,
Rechnungen nach vorbereiteten Unterlagen mit fertigen Nummern zu erfassen.
Sowohl die vorgeschlagene Rechnungsnummer als auch das Rechnungsdatum und die Periodenzuordnung können bei der Erfassung überschrieben werden. Nach Erfassung des Kunden wird hierzu mittels ↑↓ in das Rechnungsnummer - Feld positioniert und die gewünschte Nummer eingegeben.
Bitte beachten Sie, dass der Rechnungsnummer (neben Kundennummer und Rechnungsdatum) eine zentrale Bedeutung in der Organisation zukommt. Innerhalb des Programms dient die Rechnungsnummer als Auswahl- und Sortierkriterium.
Beispiele:
Der Ausdruck des Rechnungsausgangsbuches kann nach Rechnungsnummern erfolgen.
In die Finanzbuchhaltung kann ein ausgewählter Rechnungsnummernbereich übertragen werden.
Offene Posten werden anhand von Rechnungsnummern verwaltet und bei Bezahlung ausgeziffert.
Rechts neben der Rechnungsnummer wird angezeigt, welcher Belegnummernkreis zugrunde liegt (hier “Rechnungen”).
Die Belegnummern werden lückenlos vergeben. Werden Nummern, z.B. durch Stornierung des Beleges, wieder frei, so werden sie in einer Reserveliste vermerkt, und bei Bedarf wieder verwendet.
Periode/Jahr
Dies ist die aktuelle Buchungsperiode. Sie wird entsprechend der Systemeinstellung vorgeschlagen. Wenn jedoch eine andere Buchungsperiode gewünscht wird, so muss sie hier eingegeben werden.
Datum
Im Feld Datum wird das Rechnungsdatum erfragt. Es ist
vorbelegt mit dem Tagesdatum. Werden Rechnungen mit zeitlicher Verzögerung
erfasst, muss hier das eigentliche Rechnungsdatum eingegeben werden.
Neben dem Datumsfeld kann der Wochentag angezeigt werden. Das Format der
Darstellung kann unter dem EPA „Wochentagsformat“ eingestellt werden.
Beispiel:
Die letzten August - Rechnungen werden erst am 03.09. erfasst. Im Feld Erfassungsdatum wird das August - Rechnungsdatum eingegeben.
Auch beim Rechnungsdatum kann in der Systemsteuerung festgelegt werden, ob eine manuelle Eingabe zulässig ist. Dem Rechnungsdatum kommt innerhalb des Programmpaketes folgende Bedeutung zu:
Auswahl- und Sortierkriterium in Erfassungslisten
Auswahl- und Sortierkriterium bei der Warenbewegungs- und Kundenanalyse
Steuerung der Valutierung für die Zinsberechnung
Abgrenzungen