Um nun einen Rundlauf der Informationen zu bekommen, d.H. um Besuchsberichte auch auf dem Laptop oder dem Pocket PC erfassen zu können, muss das AIP System installiert sein, und ein Exchange Server oder ein vergleichbares e-Mail System muss die Einlaufenden e-Mails abfangen können.
Unter diesen Voraussetzungen können nun e-Mail an eine festgelegte e-Mail Adresse gesendet werden, die dann automatisch die einkommenden e-Mails in die Besuchsberichtsstruktur von A.eins integriert.
Die Betreffzeile der e-Mail muss den Text "Besuch:" gefolgt von der Kundennummer enthalten, und nur diese e-Mails werden dann als Besuchsberichte in das System übernommen.
Die auf einem Pocket PC eingerichtete Offline Sendemechanik erlaubt ein erfassen aller Besuchsberichte während des Tages, und bei Anschluss des Pocket PC's an die Docking Station werden die Berichte sofort übergeben, um dann im nächsten Schritt auch wieder in die Outlook Kontaktkarteikarten übernommen werden zu können.