Es gibt verschiedene Arten von Buchungen in die FiBu, die nachfolgend näher beschrieben werden:
•Vorgänge, die an der Tresenkasse / POS-Kasse erfasst werden, werden wie normale Vorgänge verbucht, d.h. es erfolgt eine zweistufige Abarbeitung der Vorgänge. Nach der Erfassung werden die Vorgänge über den Mandantenserver endgültig in die Bestandsverwaltung integriert. Danach müssen die Vorgänge durch die Funktion FiBu-Übertrag (z.B. in der Anwendung Gesamtbarverkauf, Variante Liste der Barverkäufe) an die FiBu übertragen werden. Ihren endgültigen FiBu-Status bekommen sie dann erst, wenn erneut der Mandantenserver gelaufen ist. Die FiBu-Buchung erfolgt zwischen Kassenkonto aus der Kassenverwaltung und Konto des Kunden (im Normalfall das Konto des Barverkaufskunden wie in den Kasseneinstellungen hinterlegt; Ausnahme: man hat zur Erfassungszeit einen anderen Kunden zugeordnet); d.h. nach dieser Buchung gilt dieser Vorgang als automatisch beglichen. Neben dieser Buchung wird auch eine Buchung auf das passender Steuerkonto sowie das zugeordnete Erlöskonto durchgeführt.
•Finanzvorgänge wie Zahlungsmeldung, Geldeinzahlung (siehe Belegarten 10-20 von unten) werden nur gebucht, wenn der SPA 333 - Aut. Buchung von Finanzvorg. in FiBu auf Ja gesetzt ist. Dann wird bei der Erfassung ein Eintrag in den Datenstrom erzeugt, der beim nächsten Durchlauf des Mandantenservers einen FiBu-Eintrag erzeugt. Je nach Belegart wird dann eine Buchung zwischen dem Kassenkonto aus der Kassenverwaltung und einem entsprechenden Gegenkonto durchgeführt (Bei Zahlungsmeldungen, Einzahlungen vom Kunden und Auszahlungen an Kunden handelt es sich um das gewählte Kundenkonto; bei Abschöpfung an Bank handelt es sich um das Verrechnungskonto der gewählten Bank; bei Geldentnahmen, Einzahlungen von Kostenkonto handelt es sich um das gewählte Verrechnungskonto; bei Geldübergaben, Geldübernahmen, Abschöpfung von Unterkasse an Hauptkasse um das Kassenkonto der Gegenkasse).
•Es gibt den SPA 355 - Umbuchung der Zahlungsmittel auf Kostenkto. Dieser auf Ja gesetzt ermöglicht, dass beim Kassenabschluss alle erfassten Zahlungen nach Zahlungsart sortiert auf entsprechend eingerichtete Kostenkonten verteilt werden. Diese sind in den Kasseneinstellungen in der Gruppe Konten einzurichten. Konkret wird eine Umbuchung zwischen dem Kassenkonto und dem zugehörigen Konto des Zahlungsmittels durchgeführt. Auf der Maske des Kassenabschlusses gibt es noch den EPA Einzelbuchung pro Zahlungsmittel. Ist dieser auf Ja gesetzt, wird für jedes Zahlungsmittel (z.B. für jede Kreditkartenzahlung) genau eine FiBu-Buchung erzeugt, ist dieser auf Nein gesetzt, wird nur eine Buchung über den aufsummierten Betrag erzeugt. Dieser EPA wirkt nur auf Zahlungsmittel; d.h. das Bargeld wird nur einmalig kumuliert umverteilt. Eine mögliche Zählungsdifferenz sorgt für eine Umbuchung zwischen Bargeldkonto und Differenzenkonto gemäß Kasseneinstellungen. [Bem.: durch Nutzung von individuellen Kasseneinstellungen ist es möglich, diese Verteilung für jede Kasse auf unterschiedliche „Unterkonten“ durchzuführen]
•Durch die Einträge in den Datenstrom ist es möglich, ein Filialsystem zu unterstützen, in dem die gesamte FiBu nur in der Zentrale verwaltet wird. Die Einträge in den Datenstrom werden dann repliziert und erst in der Zentrale endgültig an die FiBu übergeben.
Die eigentliche Übernahme in die FiBu erfolgt jedoch erst nach dem Lauf des Mandantenservers, um die Replikationsmöglichkeiten in Systemen mit Filialanschluss zu verbessern.