Folgende Möglichkeiten zur Erfassung eines Kunden bestehen:
Eingabe der Kundennummer
Im ersten Feld kann die Kundennummer, die gleichzeitig die Kontonummer in der Finanzbuchhaltung ist, eingegeben werden. Existiert die Nummer, so werden die vollständige Adresse sowie einige Konstanten aus den Kundenstammdaten (z.B. die zugeordnete Vertretergruppe) angezeigt. Ist es der richtige Kunde, wird mit der Erfassung fortgefahren. Ist es der falsche, dann kann mit der “Up” - Taste wieder in das Eingabefeld zurückpositioniert und mit F3 das Kundenauswahlfenster geöffnet werden. Mit "Pfeil hoch" "Pfeil runter" bzw. mittels Mausklick kann der gewünschte Kunde ausgewählt werden. Das Kundenauswahlfenster öffnet sich automatisch, wenn im Feld Kundennummer eine falsche bzw. unvollständige Nummer eingegeben wurde.
Eingabe Matchcode
Bei Eingabe eines Textes im Feld Kundennummer sucht das System automatisch nach Namen oder Matchcode. Findet es einen eindeutig passenden, dann wird die Kundenanschrift angezeigt, ist dies nicht der Fall wird automatisch wieder das Auswahlfenster geöffnet und eine Auswahl zur Verfügung gestellt.
Aufruf der Auswahlbox
Mit F3 kann die Auswahlbox auch direkt aufgerufen werden. Hier stehen neben den beschriebenen Suchmöglichkeiten (unten rechts) weitere Optionen (Varianten) zur Verfügung. Diese werden ausgewählt, indem sie mittels der “Maus” aktiviert werden, der Cursor mittels “TAB” vom Eingabefeld in die Optionswahl positioniert wird und dann der gewünschte Auswahlmechanismus gewählt wird, oder indem im Feld “Ab” die Variantennummer und direkt dahinter der Aufsetzbereich eingegeben wird.
Im letzten Fall ist also “2.me” einzugeben, um eine Liste nach Namen ab “me” auf den Bildschirm zu bekommen. Nach Anwahl der Option wird (unten links) im Feld “Ab” eingetragen, ab welchem Wert die Anzeige erfolgen soll. Analog zu 3. ist also die Option “Matchcode” auszuwählen und dann im Feld “Ab” “me” einzutragen. Alle gültigen Kunden werden angezeigt; der gewünschte wird mittels Cursortaste oder Maus ausgewählt.
Aufruf der Variante im Feld Kundennummer
Die Auswahlvariante kann auch direkt im Feld “Kundennummer” aufgerufen werden, indem dort (s.o.) z.B. 2.me eingegeben wird. Es wird dann automatisch auf Variante 2 umgeschaltet und nach me gesucht.
Kunden manuell überschreiben
Es ist möglich, mittels Shift-F6 auch für Vorgänge anderer Kunden bzw. Lieferanten abweichende Anschriften einzugeben.
Nachdem der Kunde gefunden wurde, kann mit der Funktion “Positionsteil“ F5 auf die Positionseingabemaske gewechselt werden. Automatisch springt das System in den Positionsteil, wenn in den Zusatzfeldern wie z.B. Lagerort, VS, also UFLD-Felder ein Eintrag vorgenommen wurde.
Diverse Kunden
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, Vorgänge nicht über ein individuelles Kunden- / Lieferantenkonto abzuwickeln, sondern über das Sammelkonto “Diverse”. Hierzu ist es erforderlich, im Kunden- / Lieferantenstamm unter “Kennzeichen / Fracht” einzutragen, dass es sich um ein Konto “Diverse” handelt.
In der Vorgangserfassung wird ausgewertet, ob der Kunde / Lieferant als “Diverser” gekennzeichnet ist - in diesem Fall wird nach der Kundenauswahl automatisch der Pflegebildschirm für eine manuelle Vorgangsanschrift aufgerufen und die hier erfasste Anschrift mit dem Vorgang abgespeichert.
Achtung: Die manuell erfasste Anschrift ist derzeit bei Korrekturen nicht mehr änderbar!