Aus obigen Ausführungen ergibt sich, dass sich in einem Unternehmen Abläufe und Optiken für eigentlich vergleichbare Vorgänge stark unterscheiden können; so z.B., wenn für spezielle Kunden die Rechnung in einer ganz bestimmten Optik und Erfassungslogik erstellt werden muss.
Trotz der sich hieraus ergebenen Unterschiede lässt sich das Prinzip der Vorgangserfassung am Beispiel der Rechnungserfassung stellvertretend für alle Bereiche beschreiben. Auf Abweichungen wird dann in den Passagen zu den einzelnen Vorgangsarten eingegangen.
Beim Einstieg in die Belegerfassung werden generell folgende Einstellungen auf Korrektheit überprüft:
Ist die Vorgangsklasse vorhanden?
Ist die Vorgangsunterklasse vorhanden?
Ist das zugeordnete Druckformular vorhanden?
Ist das zugeordnete Bildschirmformular vorhanden?
Ist das zugeordnete Vorschauformular vorhanden?
Ist der Nummerkreis zugeordnet worden? (Gültigkeit wird nicht überprüft)
Wenn etwas fehlschlägt, kommt eine Meldung, mit welchen Direktsprüngen was behoben werden kann.