Mit der zunehmenden Fülle an Informationen und den Anforderungen, diese auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen, wird die digitale Dokumentenverarbeitung zu einer zentralen Leistung der Unternehmens-EDV: Selbsterstellte Dokumente werden direkt archiviert, Eingangsbelege werden eingescannt, Dateien oder E-Mails werden abgelegt. Nach allen Informationen kann unter einer einheitlichen Oberfläche recherchiert werden.
Das A.eins Archiv bietet Ihnen in zwei Ausbaustufen die elektronische Ablage für alle Dokumente Ihres Unternehmens:
Stufe I
Belege laut Abgabenordnung, wie Rechnungen, Gutschriften, ...
Alle in A.eins erstellten Dokumente und Auswertungen: Aufträge, Angebote, Kontrakte, Mahnungen, …
Übergabe von Dokumenten aus Word, Excel, Outlook an A.eins: Briefe, Kalkulationen, E-Mail
Übernahme von Dateien und Verknüpfung mit A.eins Elementen: Sicherheitsdatenblatt zum Artikel, Bauanleitung., ..
Stufe II
Im Stapel eingescannte Belege
Online eingescannte Belege
Das Archiv ist vollständig in A.eins integriert und bietet gegenüber externen Archiven damit entscheidende Vorteile:
Integrierte Funktionalität mit einheitlicher Oberfläche in einem Programm
Direkte Verknüpfung von Archiv, Stammdaten und Bewegungsdaten
Zugriffsmöglichkeit aus allen A.eins Programmbereichen
Einfache Installation und Handhabung
Zur einfachen Bedienbarkeit gehört auch, dass alle internen Dokumente im einheitlichen PDF- bzw. TIFF-Format gespeichert werden. Diese weltweiten Standards bieten aus sich selbst heraus hohe Sicherheit und leistungsfähige Betrachtungswerkzeuge. Arbeitsplätze, die auf das Archiv zugreifen sollen, müssen lediglich zusätzlich zu A.eins über einen geeigneten Viewer verfügen; dieser wird mit A.eins ausgeliefert. Dies alles stellt sicher, dass der Einführungsaufwand gering bleibt.
Die Sicherheit wird großgeschrieben:
Alle Unterlagen werden im Archiv verschlüsselt abgelegt und sind somit gegen Veränderungen geschützt.
Archivierungspflicht!
Seit dem 1.1.2002 schreibt es die Abgabenordnung vor: Der Finanzbuchhaltung elektronisch übergebene Belege müssen elektronisch revisionssicher und auswertbar archiviert werden - und das natürlich über 10 Jahre! Darüber hinaus kann der Finanzamtsprüfer selber entscheiden, welche technischen Hilfsmittel er einsetzt: Er kann also verlangen, dass ihm die Daten elektronisch übergeben werden. Nutzen Sie die Möglichkeiten des A.eins Archivs, um Ihre Ablage effizienter zu gestalten, machen Sie aus der Not eine Tugend.